Что обычно имеет смысл автоматизировать
Сбор данных, подготовка файлов и отправка нужным получателям по расписанию.
Импорт, проверка, преобразование и выгрузка Excel/CSV без ручного копирования.
Получение и отправка данных через API, синхронизация справочников и статусов.
Проверки, уведомления, обновления и другие действия, которые должны выполняться автоматически.
Когда Excel уже не хватает
Таблица удобна на старте, но при нескольких сотрудниках быстро появляются конфликты, случайные правки, сложный поиск и отсутствие понятной истории. В таком случае можно сохранить привычную логику учёта, но перенести её в веб‑сервис с ролями, фильтрами, справочниками, журналом изменений и автоматическими отчётами.
Перенос существующего учёта в интерфейс, где каждому сотруднику доступны только нужные действия.
Проверки и бизнес‑логика работают одинаково для всех, а не зависят от формул и ручных действий в файле.
Можно сохранять автора, дату и причину изменения, разграничивать роли и восстанавливать ход работы.
Выгрузки, письма и регулярные отчёты формируются по заданным правилам автоматически.
Как понять, что автоматизация окупится
Хороший кандидат — повторяющаяся операция с понятными правилами, которая занимает время и регулярно приводит к человеческим ошибкам. Сначала отделяю то, что можно надёжно формализовать, от ситуаций, где всё равно нужен человек.
Без лишней инфраструктуры
Для небольшой задачи необязательно поднимать сложный стек. Иногда достаточно Python‑скрипта и планировщика, в других случаях удобнее встроить процесс в веб‑сервис с журналом выполнения, уведомлениями и понятным интерфейсом.